Bouquet!

紅、薄紅、桜色、紫、山吹、黄緑、深緑・・・。
お庭に咲いた、色とりどりの可憐なブーケをいただきました。
受付でお花の話をしてから、次の診察日。
綺麗にラッピングまでしてくださっていて、本当にびっくりして、とても嬉しかったです。
ありがとうございました！

・・・写真も撮ったのですが、ブログに載せる技術がないので今回も、感想だけなのが、悔しいです（泣）

北京・故宮博物院展

北海道立近代美術館で、８月２１日（日）まで開催中です。
中国・紫禁城で皇帝や皇后が使用した衣類や、道具が展示されています。
なかなかの盛況ぶりでしたよ。
興味のある方は是非。

女性のためのセンスアップセミナー

JALacademyの方、2名を講師に迎えてのマナー研修。
10時から17時までの一日かけて、様々なマナーを学びに行ってきました。

まず、講師の方がオリエンテーションで説明したのが。

【マナー】＝【コミュニケーション】
そして、患者さんを大切にするためにどうしたら良いかということ。

それを知っている→している→出来ていることが重要であり、とくに『出来ている』は、自分ではなく他人が判断する事柄のため、実際にはとても大変なことで大切なことなのだと、教わりました。


その後は敬語の基本から始まって、電話対応、接遇動作、身だしなみなどロールプレイングを交えながらの勉強会。
密度の濃い、緊張の、でも楽しかった一日でした。



講師の先生、企画してくださったGCの方々、ありがとうございました。

秘書検定

第三章　一般知識
Section　４　人事・労務
１　人事・労務に関する知識

・・・人事管理と労務管理
●人事管理・・・個々の従業員の能力を把握し、適切な人材配置、効率化、人事の公正を図る。（採用・配属・昇進・昇格・教育）
●労務管理・・・従業員の雇用条件や待遇、労使関係などに関する制度を整備、管理する。（賃金制度・労働条件〈労働時間や休暇など〉・福利厚生制度・従業員教育制度）

人事管理に関する用語
・人事考課・・・従業員の業績、勤務態度、能力を一定の基準で評価すること。
・人事異動・・・現在の部署から、ほかの仕事をする部署へ配属が替わること。社内公募制で、自分から他部門への異動を希望できる制度を導入している企業も増えている。
・昇進・・・職位（役職）が上昇すること（例：主任から係長に昇進）
・昇格・・・職務給の給与ランクが上がること（例：３等級から４等級へ昇格）
・出向・・・従業員を子会社や関連会社に長期間差し向けて働かせること。給与は元の会社から支払われる。
・OJT・・・On the Job Trainingの略。現場で仕事をしながら、先輩などが直接行う教育訓練。現場を離れ、研修機関に出向いて行う教育訓練はOFF-JT(Off the job training)という。
・ジョブ・ローテーション･･･従業員の職務を一定期間ごとに替えること。誰もが多くの職種を体験することで、配置転換も可能になる。
・年功序列制・・・従業員の年齢と勤務年数によって処遇が決まる制度。
・終身雇用制・・・採用した従業員を定年まで解雇せず働かせる制度。年功序列制とともに、日本的経済の特徴の１つとされている。

労務管理に関する用語
・就業規則・・・労働条件、人事制度、服務規定などを定めた会社規則。就業時間、休日・休暇、賃金、安全・衛生などの事項を定めている。
・職務評価・・・職務給導入前に、会社内の職務の相対的評価を決めること。
・割増賃金・・・時間外・休日勤務などの場合、所定の賃金に加算することが義務づけられている賃金。
・労働三法・・・労働基準法、労働組合法、労働関係調整法の三法の総称。
・労働基準法・・・労働時間、休憩・休日、年次有給休暇など、労働条件に関する最低基準を定めた法律。
・労働組合法・・・労働者の団結権、団体交渉権、団体行動を行う権利（労働三権）を定めた法律。
・労働関係調整法・・・労働争議の予防や解決を図るため、労使関係の調停・仲裁などについて定めた法律。
・労働協約・・・労使間で結ばれる労働条件などについての協定。これに違反する労働契約や就業規則は無効とされる。
・団体交渉・・・労使間で、賃金や労働時間といった労働条件の改善などについて交渉すること。合意した事項は労働協約に明記される。
・労働契約法・・・会社対労働組合ではなく、会社と個人の労働契約のルールを明文化しようという法律。厚生労働省が制定を目指している新しい労働法。
・ホワイトカラー・エグゼンプション・・・一般の労働者を２つに分け、一定の年収以上などの条件を満たせば、労働基準法の時間規則から外して、時間外労働にも割増賃金を払わない制度。厚生労働省が導入を検討している。
・モーラル・・・従業員の士気、労働意欲のこと（「モラル」は道徳の意味なので要注意）。
・モーラルサーベイ・・・職場のモーラルについて実態を調査すること。

秘書検定

第三章　一般知識
Section　３　経営法務
２．印鑑と会社に関わる法律

・・・印鑑についての知識
押印の種類
・実印・・・個人が市区町村に登録した印（１人に１つ）。
・認印・・・印鑑登録していない印。一般に略式印として使われる。
・代表社印・・・法務局に届け出て登録した会社代表者の印鑑。形は丸印でも角印でもよい。個人の実印にあたるもので、法人実印とも呼ばれる。
・銀行印・・・取引銀行に届け出てある印鑑。手形・小切手への押印や、預金の引き出しに用いる。
・公印・・・官公署や会社の公的な印。
・封印・・・封をしたところに押す印。
・割印・・・契約書などが数ページある場合、同一文書であることを示すため、２枚の書面にまたがって押す印。また契約書などが２通以上ある場合、関連する文書であることを証明するため、２通にまたがっておすこともある。
・契印・・・数枚からなる同一書類の継ぎ目にまたがって押して、書類が連接していることを証明する印。
・捨印・・・文書の欄外に、訂正印の代用としてあらかじめ押すもの。
・訂正印・・・文書を訂正したとき、訂正した行の欄外に「〇字加筆、〇字削除」などと記入して押す印。間違えた文字を消して書き加えることもある。数字の場合は２本線で消す。

・・・収入印紙について

・・・企業法務に関わる専門家
●弁護士・・・訴訟事件、権利義務関係についての紛争、行政庁に対する不服申し立てなど法律全般に関する助言、代理、仲裁を行う。
●司法書士・・・裁判所や法務局に提出する書類の作成や事務手続きを行う。
●行政書士・・・役所に提出する許認可等の申請書類の作成、提出手続きの代理を行う。
●公認会計士・・・企業の財務書類の監査や証明を行う。
●税理士・・・税務書類の作成や税務申告などの代理、税務相談を行う。
●弁理士・・・特許権、実用新案権、意匠権、商標権の出願手続きを、申請する当人の代理で行う。
●社会保険労務士・・・社会保険や労働保険に関する事務手続き、人事・労務管理に関する助言を行う。
●公証人・・・公正書類の作成や会社の定款の認証などを行い、民事に関する事実を公に証明する権限を持つ。法務大臣が任命する公務員。

企業に関わる法律用語
・債権・・・金銭などを貸した人が返済を請求できる権利。借りた人から見れば債務。
・債権者・・・貸したお金や財産を返してもらう権利を持つ人。返す義務のある人は債務者という。
・担保・・・貸付金が返済されない事態に備えて、借り手から預かっておく物件。
・抵当・・・抵当権を設定した担保のこと。抵当権とは、貸付金の借り手に土地・建物などの担保を使用させ、返済不能なときには競売代金の中から優先的に返済してもらう権利。
・登記・・・民法上の権利を確実にし、事実を公にする為、登記簿（法務局の公簿）に記載すること。
・知的所有権・・・知的創造活動の成果を保護する権利。特許権、著作権など。

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第三章　一般知識
Section　３　経営法務
１．税務に関する知識

・・・税金の種類
★個人に課せられる税金と法人（会社）に課せられる税金
『個人』
所得税、都道府県民税、市町村民税（個人住民税）、固定資産税、自動車税、相続税、贈与税、個人事業税など
『法人』
法人税、法人都道府県民税・市町村民税（法人住民税）、法人事業税、都市計画税

★直接税と間接税
直接税・・・納税義務者が、給料から源泉徴収されるなどの方法で直接支払う税金
間接税・・・買い物をした消費者が消費税を支払うが、店がそれをまとめて納税するなど、納税義務者と支払人が違う税金

★国税と地方税
国税・・・国が徴収する税金
地方税・・・地方自治体（都道府県、市町村）が徴収する税金

直接税
〈国税〉所得税、法人税、相続税、贈与税
〈地方税〉個人住民税、法人住民税、個人事業税、法人事業税、固定資産税、自動車税など
間接税
〈国税〉消費税、酒税、たばこ税、揮発油税など
〈地方税〉地方消費税、都道府県・市町村たばこ税など
その他
印紙税（国税）、登録免許税（国税）

税務に関する用語
・累進課税・・・所得が高くなるほど税率も高くなる租税制度。
・源泉徴収・・・会社があらかじめ給料から税金を差し引く、金融機関が預貯金の利子から税金を差し引くなど、課税対象の支払金から支払者があらかじめ一定の税を徴収すること。
・年末調整・・・年末に１年間の給与総額に対する所得税額を算出し、源泉徴収済みの税額と比較した過不足分を、その年の最後の給与で精算すること。
・確定申告・・・個人の場合は、前年の１月～１２月の所得税と税額を税務署に申告すること。法人の場合は決算日から２か月以内に税務署に法人税の申告をすること。
・所得・・・収入から、その収入を得るのに要した経費、または税法で定められた一定の控除額（給与所得控除など）を差し引いた額。
・所得控除・・・所得額から基礎控除、配偶者控除、扶養控除、医療費控除など、税法で定められた金額を差し引くこと。所得税額は、この所得控除額を引いた後の金額（課税所得金額ともいう）にもとづいて計算される。
・基礎控除・・・所得税を計算する際、所得額から納税者本人の最低生活費とされる一定金額（３８万円とされている）を差し引くこと。
・可処分所得・・・収入（個人事業主の場合は、収入ー必要経費）から所得税、住民税、社会保険料を差し引いた手取り所得。
・キャピタルゲイン課税・・・株などの有価証券の売買で得られる利益にかかる税金。
・青色申告・・・法定の帳簿類を備え、記帳することを条件に、さまざまな特典を得られる確定申告の方式。個人も企業も、税務署に申請書を提出して認められれば青色申告者になることができる。青色申告者は青色の用紙で申告することからこう呼ぶ。
・白色申告・・・青色申告以外の所得税・法人税の申告のことを指す。

・・・上司の確定申告と秘書の仕事
●各種の控除明細書（生命・損害保険料、医療費など）
●臨時収入（生命保険の満期金など）の明細書
●各種の領収書、証明書類

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第三章　一般知識
Section２．企業会計
２．手形・小切手と金融に関する知識

・・・手形のしくみ
手形とは、手形に記された受取人に対し、振出人が一定の時期に一定の場所で、手形に記された金額を支払うことを保証した有価証券です。
手形には振出人と受取人の２者間取引に使われる約束手形と、３者間取引（振出人の振り出した手形の金額を、引受人が受取人に支払う）に使われる為替手形とがあります。

・・・小切手のしくみ
小切手とは、銀行に当座預金口座を持つ振出人が、銀行（支払人）に対し、小切手を持参した人に小切手に記された金額を支払うよう委託した有価証券です。

※小切手は11日以内に現金化されるので、振出人は振り出すときに当座預金に小切手金額分の資金を用意しておく必要がある。一方、手形は支払期日が指定されているので、期日までに用意しておけばよい。

手形・小切手・金融の用語
・有価証券・・・一定の財産上の権利を表示する紙片で、自由に売買できるもの。手形、小切手、株券、商品券など。
・当座預金・・・取引の代表決済に使われる預金口座。いつでも出し入れできるが、利息はつかない。払い戻しは預金者の振り出す小切手でする。
・手形割引・・・手形の支払期日以前に、銀行などが手数料を差し引いて手形を買い取ること。
・手形貸付・・・銀行などの金融機関から融資を受ける際、借り入れる側が金融機関を受取人として手形を振り出すこと。企業間の貸付・借入にも活用される場合がある。
・裏書譲渡・・・手形の所持者が、手形の裏面に所定事項を記入・押印して第三者に渡し、権利を譲渡すること。
・不渡手形・・・振出人や裏書人の預金不足で、支払期日が来ても決済できない手形のこと。半年間に２回の不渡手形を出した企業は、銀行取引停止処分を受け、事実上倒産してしまう。
・先付小切手・・・実際の振出日より先の日付にして振り出した小切手。
・線引小切手・・・小切手の所有者が、いったん自分の預金口座に入れないと現金化できない小切手。振出人と所持者、双方の安全を考えたもの。小切手の左上角に２本線が入るので横線小切手ともいう。
・資金繰り・・・借入、売掛金回収などにより事業に必要な資金をやりくりすること。

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第三章　一般知識
Section２　企業会計
１．会計・財務に関する知識

★貸借対照表（Balance Sheet）
借方（お金の使い方）
資産の部
●流動資産
・現金・預金
・受取手形
・売掛金
・商品
●固定資産
・有形固定資産（土地・建物など）
・無形固定資産（営業権など）
貸方（お金の出所）
負債の部
●流動負債（売掛金、支払手形など）
●固定負債（社債、長期借入金など）
●特別引当金
純資産の部
●株主資本
●新株予約権

★損益計算書（Profit&Loss）
経常損益の部
・営業損益の部（本業で生じた利益または損失）
１　営業収益・・・売上高
２　営業費用・・・売上原価、販売費・一般管理費
（営業利益）
・営業外損益の部（本業以外で生じた利益または損失）
３　営業外収益
４　営業外費用
（経常利益）
特別損益の部（固定資産売却益や災害損失など、日常の事業活動以外から生じた損失）
５　特別利益
６　特別損失
（税引前当期利益）

会計・財務に関する用語
・資産・・・現金・預金、商品、土地・建物などの物品や、売掛金などの債券のこと。
・負債・・・今後、他人に支払わなければならない義務を負っているお金。売掛金、借入金など。
・資本・・・会計用語では資産から負債を差し引いたものをさす。一般的には事業を起こす際に必要な資金のこと。
・引当金・・・将来、特定の目的のための支出や、損失があったときの支出のために用意しておく資金のこと（例：退職給与引当金、貸倒引当金）。
・減価償却・・・建物や機械などの固定資産は、使用と時間の経過によって価値が減少していく。その減少した分を金額として示したもの。
・粗利益・・・売上高から売上原価を差し引いた利益部分のこと。売上総利益ともいう。
・営業利益・・・粗利益から「販売費・一般管理費」を引いたもの。企業が本業で得た利益を示す。
・経常利益・・・営業利益から営業外利益を加減算したもの。有価証券の売買など、企業の本業以外の経営活動も含めた利益を示す。
・販売費・・・ライン部門の社員の給料や広告宣伝費など、売上を上げるのに要した費用のこと。
・一般管理費・・・スタッフ部門の社員の給料や貸借料、水道光熱費、通信費など、事業活動全般にわたる経費のこと。
・キャッシュフロー計算書・・・現金・預金の流れを見るための財務表。営業活動、投資活動、財務活動の３分野における現金・預金の現在額と、年度中の増減額が示される。
・経営分析・・・財務諸表などの資料をもとに、企業の経営状態や財務状態を判断すること。
・法定準備金・・・企業が資本金の欠損を補うために積み立てているお金。資本準備金と利益準備金がからなる。商法により、債権者保護のために定められている。
・連結決算・・・子会社や関連会社の財務諸表を合算し、連結財務諸表を作成すること。グループ企業全体の経営成績、財務状況があきらかになる。
・含み資産・・・資産の時価総額から帳簿上の資産価格を引いた差額。

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第三章　一般知識
Section１．企業と経営
２．経営管理に関する知識

・・・会社の組織
・トップマネジメント（最高管理職）
・ミドルマネジメント（中間管理職）
・ロアマネジメント（現場管理職）

・・・さまざまな組織形態
●職能別組織・・・生産・販売など利益に直接結びつく仕事をしているライン部門と、ライン部門の仕事が円滑に進むようサポートするスタッフ部門で構成される。企業の形態では最も基本的なもの。
●事業部制組織・・・いくつかの事業、製品、地域などによって事業部を編成し、責任者を置く。事業部内にライン・スタッフ部門が置かれることもある。
●マトリックス部門・・・プロジェクトチームにおいて、各プロジェクトのリーダーが職能部門から部下を集めて編成した組織。

★執行役員制度
CEO（chief executive officer）最高経営責任者
COO（chief operating officer）最高業務執行責任者
CFO（chief financial officer）最高財務責任者

経営管理に関する用語
・トップタウン・・・企業の経営計画や目標、方針などを経営陣が決定し、その実行を下部組織に指示する経営管理方式。反対に下からの情報や意思を汲みあげて経営に反映させる方式をボトムアップという。（例：稟議制度）
・日本型経営・・・終身雇用制、年功序列賃金、企業内組合、稟議制度、企業内福祉を特徴とする、集団主義的な経営管理のあり方。高度成長時代には有効であったが、その後崩壊し、現在見直されている。
・PDSサイクル・・・Plan（計画）→Do（実行）→See（検討）という。目標を立て実施し、その成果や反省点を次の計画に活かしていこうとする考え方。マネジメントサイクルともいう。現在ではPDCA（Plan→Do→Check/測定・評価→Act/処置・改善）サイクルと呼ぶことのほうが多い。
・３S・・・職場や労働の専門化（Specialization）、製品の規格の標準化（Standardization）、作業方法の単純化（Simplification）により、仕事を効率よく進めるためのシステム。
・QC・・・Quality Controlの略。市場に送り出す製品やサービスの品質が、予算内で一定水準に維持されるよう検査、評価、改善を行う経営管理法。
・ZD運動・・・Zero Defenct（無欠陥運動）のこと。従業員の工夫と注意で欠陥商品をなくそうとする取り組み。
・CI・・・Corporate Identityの略。企業の特質や存在価値について社内外に意思表明を行い、認知されたイメージと行動の統一を図ること。
・CS・・・Customer Satisfactionの略。自社の製品、サービス、接客態度などを顧客の立場から検討して経営戦略を立てること。
・損益分岐点・・・利益と損失の分かれ目となる売上高。
・コンプライアンス経営・・・社会から長期的な信頼を得ていくために、法令や社会規範、業界内の規程などを遵守して企業経営を行っていくこと。
・ベンチマーキング・・・業界の優良企業が示す経営指標を目標にして業務改善を進めること。

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第三章　一般知識
Section１　企業と経営

１．企業に関する知識
・・・会社の形態
株式会社
★出資者名・株主
★出資者の責任・有限責任
★議決機関・株主総会
★業務執行・原則として取締役１名以上
合資会社
★出資者名・社員
★出資者の責任・有限責任社員１名と無限責任社員１名からなる
★議決会議・無限責任社員過半数の議決
★業務執行・無限責任社員
合名会社
★出資者名・社員
★出資者の責任・無限責任
★議決会議・無限責任社員過半数の議決
★業務執行・各社員
合同会社
★出資者名・社員
★出資者の責任・有限責任
★議決会議・社員総会
★業務執行・取締役１名以上

・有限責任とは、会社が負債を抱えて倒産した場合、自分が出資した分を放棄すれば、それ以上のお金は返さなくてもよいということ。一方、無限責任の出資者は、個人の財産を処分してでも返済しなければならない。
・取締役会を設置する会社（大企業が多い）では、取締役は３名以上とされる。代表取締役の選定も必要。また監査役か会計参与のいずれかを設置しなければならない。

企業の目的
●株主に対する責任・・・出資した株主に利益配当を行う。
●従業員に対する責任・・・従業員とその家族の生活を保障する。
●消費者に対する責任・・・良質の製品・サービスを適正価格で提供する。
●取引先などの利害関係者に対する責任・・・円滑な経営を行う。

・・・株式会社の特徴
★資本と経営の分離・・・不特定多数の人から資本を集めることにより、大規模な事業を行うことができる。出資した株主は自分で経営せず、株主総会で選んだ取締役に経営を任せる。
★株主（出資者）は、株主総会を通じて会社の運営方針の決定に参画する。
★株式会社の最高意思決定機関は株主総会である。
★株主の責任は有限である。
★株券は原則として自由に譲渡（売買）できる。

株式会社に関する用語
・会社法・・・商法、有限会社法など、さまざまな法律に分散していた会社に関する法律を一本化したもの。平成１８年５月施行。株式会社制度と有限会社制度の統合、機関（取締役会など会社の意思決定をするしくみ）の柔軟化、設立手続きの簡素化、会社や事業の統廃合がしやすくなるなど、企業の多数を占める中小企業の経営実態に沿う内容になっている。
・取締役・・・株主総会で選出された、会社の業務担当執行者。
・取締役会・・・取締役で構成され、経営の基本方針を決定するほか、取締役会できめたことを実行する代表取締役を選出する。会社法では、株式に譲渡制限を設けている会社（経営者が株主であるような中小企業が多い）では設置しなくてもよいことになっている。
・監査役・・・取締役の仕事を監督し（業務監査）、会社の経理をチェックする（会計監査）役員。取締役を置かない会社では任意。
・会計参与・・・会計書類を作成し、株主総会に報告する役員。税理士か公認会計士の有資格者であることが要件となっている。会社法施行で新たに導入された役職で、設置は任意。
・上場会社・・・証券取引所で株式が売買されている会社（大企業）。東京証券取引所第１部に上場するには、純資産１０億円以上といった厳しい上場基準をクリアしなければならない。

秘書検定

第二章　職務知識
Section２　秘書の日常業務
４．秘書の職務限界

・・・秘書の職務限界を認識する
①上司からの指示があり
②その指示の範囲内で行うこと

・・・独断専行をしない
●上司と秘書の立場と役割の違いを理解する。
●日常業務以外の仕事を行うときや、自分では判断できない状況のときは、上司の指示を仰ぐ。
●上司が不在のとき判断できないことが生じたら、代理者に相談するか、上司に連絡して指示を仰ぐ。
●同僚などに仕事を頼む際には上司の許可を得る。

・・・越権行為をしない
上司の指示・了承を得ているかがポイント

秘書検定

第二章　職務知識
Section２　秘書の日常業務
３、上司が不在の場合

・・・上司が出張したとき
●事前に、出張中の上司に連絡がとれる時間・場所を決めておく。
●手紙などを出張先に回送するときは、番号をつけて受け取った順序がわかるようにしておく。
●名刺の整理、書類のファイリングなど、普段やり残している仕事をする。
●上司が出張から帰った後の仕事の準備をしておく。

★判断できないことへの対処方法
・仕事上のこと
代理者がいる場合→代理者に相談する
代理者が立てられてない→事前に決めておいた時間・場所に上司へ連絡
・私的なこと
自宅へ連絡して相談する

・・・上司の業務の代行
①経営に関する業務・決済業務
②稟議書（決裁書類）への押印
③スケジュールの変更、面会の予約、会議・会合への出席の決定
④親展・書留郵便物の開封
→その他の郵便物は、上司が戻ったらすぐに処理できるように、重要度別に分類しておく。書留、速達は上司に連絡をとるときに伝える。

★上司不在中の訃報への対応
・秘書課長（室長）や総務課長に連絡し、会社としての対応を確認する。
・指示があったらすぐに動けるように、告別式の日時、場所、弔電の宛先（喪主）を調べておく。
・スケジュールの調整が可能かどうか調べておく。
・同様のケースの記録や情報を確認しておく。

秘書検定

第二章　職務知識
Section２．秘書の日常業務
２．非定型業務

・・・突発事態への対処
交通事故
●対処方法
・上司の代理者（秘書課長など）、上司の自宅に連絡。
・軽い事故・・・代わりの交通手段の手配。状況により、その場の処置を運転手に任せる。
・大きな事故・・・上司が怪我をしていたら急病の場合と同様の対処をする。その後、会社の担当者に連絡する。
・取引先などが関係するときはスケジュール変更など必要な連絡をする。
●日ごろの危機管理
・運転手など、上司の周りの人とよい人間関係を築いておく。
・緊急連絡先は、どこにいても手元に控えておく。

急病
●対処方法
・上司の代理者（秘書課長など）、上司の自宅に連絡。
・症状がひどい場合は救急車を呼ぶ。救急車が到着する前に、可能な限りの応急手当てをする。（救急車を呼ぶような事態のときは、ほかの人に協力を求めること）。
・スケジュールの調整。
・関係者と相談し、その後の対応のしかたを考える。
●日ごろの危機管理
・上司の持病や生活習慣病について、必要な知識を得ておく。
・上司の健康保険証番号を控えておく。
・上司の主治医と連絡がとれるようにしておく。
・一般的な応急手当ての知識を身につけておく。

災害
●対処方法
・地震、火災時は人命の尊重を第一に考える。
・来客を優先して安全な場所に誘導する。
・社内、消防署などにすみやかに連絡する。
・上司の指示に従い重要なものを外に持ち出す。
●日ごろの危機管理
・緊急時に連絡がとれるように、課長以上のクラスの人の連絡先を網羅した連絡名簿を用意しておく。
・上司の印鑑、重要書類などの保管場所を確認しておく。

不法侵入者
●対処方法
・不審者、脅迫などが不意に押しかけてきた場合、警備室に連絡するなど適切な対処をする。
・関係者と相談し、対応のしかたを考える。
●日ごろの危機管理
・防犯システムや警備室への連絡方法、防犯マニュアルなどを日ごろから確認しておく。

・・・その他の非定型業務
・秘書の仕事の記録を残す
・業務マニュアルを作成する。または前任者から引き継いだマニュアルに追加事項を記入する
・パソコンの勉強・・・仕事の効率的にするソフトの使い方や情報検索のしかたなど、知識・技能の幅を広げる。
・セキュリティについての知識を持つ・・・日ごろから会社の防犯システムや警備室・警備会社への連絡方法、防犯マニュアルを確認し、不法侵入など突発事態が生じたときに、適切な対処がすみやかにできるようにしておく。
・企業倫理やコンプライアンスについて知識を持つ・・・情報漏洩などの不祥事や不正行為の行われない、社会規範を守る企業経営について十分に理解しておく。
・新入社員のマナー研修（人事部門の依頼による）
・マスコミの取材・・・自分が会社側の人間であることをよく自覚して対応する。意見を求められ、判断に困ったら「私にはわかりかねます」と回答を避けたほうが賢明。

秘書検定

第二章　職務知識
Section２　秘書の日常業務
１．定型業務

・・・定型的な業務の種類
・上司の身の回りの世話ー車・運転手の手配、お茶・食事のサービス、健康管理、家族との連携、私的な交際の世話、税金申告の資料作成など私的な出納業務
・日程管理ー日程表の作成、上司や関係先への連絡・確認、面会予約の取り次ぎ、応接室などの予約、日程の変更にともなう調整と確認
・出張業務ー宿泊先の予約、切符の手配、関係先への連絡、旅程表の作成、出発準備、資料作成、土産物手配、出張中・出張後の処理
・接遇（来客・電話）ー受付、取り次ぎ、案内、茶菓サービス、見送り、上司の不在・執務中の応対
・交際の業務ー冠婚葬祭に関する準備・記録、慶弔・季節の贈答品の準備・手配、記念行事の準備・手配など
・文書事務ー文書の作成、受発信、整理・保管、「秘」扱い文書の管理
・会議・会合ー案内状の作成・発送、出欠確認と連絡、会場の選定・予約・設営、会議資料の作成、受付、議事録の作成
・情報収集・管理ー社内外の情報収集と報告、顧客情報の管理（名刺整理、面談データの入力・整理・活用）、スクラップ、資料の整理・ファイリング
・経理事務ー出張費・交際費の清算、小口現金の扱い、伝票類の起票、諸会費の納入、手形・小切手の取り扱い
・環境整備ー上司の執務室・応接室の整理整頓や清掃、備品・消耗品の点検と補充、事務機器の管理、照明・防音・空調の調整、災害対策

★日常業務改善のポイント
●マニュアルやチェックリスト、フォーマットを作って仕事の順序や方法を定型化し、短時間で処理できるようにする。
●ファイルや名刺の整理方法を工夫し、顧客データを探す時間を短くする。
●仕事の段取りを考え、同じような作業はまとめてスムーズに行うようにする。
●来訪したお客様の情報など、必要なことは小さなことでも記録に残し、次の機会の参考にする。
●パソコンの業務処理ソフトを活用し、正確・迅速・丁寧な仕事の出来上がりをいつも考える。

・・・優先順位をつける
●一日のはじまり・・・朝、上司のスケジュール確認とともに、秘書自身のその日の仕事の流れをつかんでおく。
●期限を確かめる・・・仕事は急を要するものから取りかかる。同じ期限の仕事が複数ある場合は、短時間で済む仕事から処理していく。
●作業は効率よく・・・手紙の清書やコピーなどの作業的な仕事は所要時間意識を持って取り組み、効率化を図る。
●同じ仕事は手順を工夫・・・出張や慶弔事務など、同じ仕事がたびたび発生する場合はチェックシートを用意し、上司からの指示の漏れがないように仕事を進める。

★常識による重要度の判断
業界団体が主催する会議＜社内の臨時経営会議
社内の打ち合わせ＜上司がお世話になっている方の来社
結婚式＜友人の告別式（告別式は最優先）
仕事＜上司の健康や家族に関すること（仕事関係は代理が立てられる）

・・・仕事の流れの先を読む
●上司の要望を察する（洞察力）・・・秘書が察知した仕事は、上司の意向に沿っていなくてはならない。上司が必要としていなければ先走りになる。
●仕事の処理面と経過が見える（問題解決力）・・・仕事全体の流れと現在の状況、具体的にどう処理していけばよいかが理解できなければならない。
●仕事に必要な時間の読みができる（時間意識）・・・仕事の所要時間が読めるようになると、どのタイミングで行動すればよいかがわかるようになる。

秘書検定

第二章　職務知識
Section１　組織のなかの秘書
３．上司へのアドバイス

・・・上司へのアドバイスが必要になるとき
①上司が自分のミスに気づかず、仕事に悪い影響が出そうな場合
②上司から助言を求められた場合（お客様への贈り物など）ー情報提供

・・・上司が忙しいときの対応
秘書の職務範囲内で解決方法を提案してみる

秘書検定

第二章　職務知識
Section１組織のなかの秘書
２．上司を取り巻く人間関係

・・・社内の人との関わり方
●上司の伝言を社員に伝えるときは、秘書の立場をわきまえ、言葉遣いや態度に注意する。
・上司の部下（部課長）であっても、目上の人への伝言は秘書自身が出向いて伝えることがある。
・「常務が今日中に確認してほしいとおっしゃっていますが、お願いできますでしょうか」というように、言葉遣いに配慮して伝える。
●上司の地位が高くとも、秘書は一般社員であり、上司のような権限を持っているわけではないことに留意する。
●重要事項や機密が耳に入ることがあるが、関係者以外には漏らさない。

・・・社外の人との関わり方
●誠意を持って、礼儀正しく、公平に対応する。公平な応対とは、お客様の年齢や外見で応対の仕方を変えないこと。来客が重なったときは来社した順番を心得ておく。
●機密事項や、秘書伝えるべきでないことは、尋ねられても答えない。知る立場にないことをきちんと伝える。

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第二章　職務知識
Section１　組織のなかの秘書
１．上司と秘書の仕事の違い
・・・上司と秘書の機能、役割、仕事の違い

ライン（上司）
経営管理（経営上の意思決定）
・人、物、金、情報、空間といった経営資源を効率よく活用し、利益追求のための意思決定をする。
企業の要求に応えること
・経営計画の策定、組織の指揮命令、組織のコントロール
・経営管理業務（財務分析、情勢判断、決済業務）、担当部門の業務（会議への出席、来客との面談、部下への指示など）
スタッフ（秘書）
上司の補佐
・上司の仕事から雑務を取り除き、上司が本来の仕事（経営管理）に専念できる環境をつくる。
上司の期待に応えること
・上司の業務補佐、身の回りの世話、接遇、上司を取り巻く人との橋渡し役
・日程管理、情報管理（情報収集・データ入力）、文書事務、経営事務、来客・電話・メールの対応、会議関連事務、上司の健康管理（食事準備）、出張管理、オフィスの環境整備など

・・・秘書の分類
●個人つきの秘書ー特定の上司
特定の上司１人に専属でついて、１対１で補佐する。命令系統が１本で、秘書の仕事の範囲がわかりやすい。欧米の企業に多いタイプ。
●秘書課（室）所属の秘書ートップマネジメント（社長、専務、常務など経営に携わる役員、監査役、顧問など）
秘書課（室）に所属し、チーム全体で役員などの補佐をする。直属上司は秘書課長（室長）。部署のなかで互いに助け合えるなどの長所がある。秘書課（室）所属でも、実際にはそれぞれの役職者を２人体制で補佐することが多い。
●兼務秘書ートップマネジメント、ミドルマネジメント（部長など中間管理職）
上司が統括する部門に所属し、上司を補佐するとともに、その部門の仕事も兼務する。営業部の業務を担当しながら営業部長を補佐する場合など。
●チームつき秘書ープロジェクトチーム
特定のプロジェクトチームや研究部門のチームに所属し、チーム内の秘書的業務を行う。

間接補佐型・・・上司が本来の業務に専念できるように、上司の仕事から派生する雑務を引き受ける。秘書の日常業務や、指示のあった仕事のみを行い、上司の職域に踏み込まないアシスタント的な秘書。日本の企業に多い。
直接補佐方・・・上司本来の業務についてもブレーンとなって補佐できるパートナー的な秘書。秘書課長（室長）のような立場の人がこれにあたる。ときには上司の代理を務めたり、上司の仕事を代行することもある。

・・・上司に望まれる「主体的な補佐」
★上司を知る・・・上司を理解し、重責にある上司の状況や気持ちを察知する。秘書に対する上司の要望は業種や部門によっても異なるが、担当上司が代わっても上司の期待に応えられること。
★状況認知力を持つ・・・上司を理解したうえで、上司の感覚を持ちながら最善策を考えられるようにする。
★問題解決力を持つ・・・取り組む課題を明確化・具体化して、周囲の人たちと調整を図って問題を解決する。
★仕事の流れを知る・・・会社内部の仕事の運び方、組織の構造や他部門との関連も考慮して動く。
★自己啓発・・・語学力、対人折衝力、経営や会社の事業内容に関する専門知識、コンピューター知識などの不得意な分野を克服し、必要な能力を率先して身につける。
★全体を考えた行動をとる・・・不用意な発言や、上司中心の言動を慎む。お客様の満足が、結果として上司の仕事の成果につながるよう努力する。

秘書検定

第一章　秘書の資質
Section２　秘書の基本心得

２．補佐役としての秘書
・・・秘書は上司の補佐役
よりよい補佐役になるためのポイント
★上司の指示、意向を優先する
・勤務時間外の仕事であっても、必要があれば上司の指示を優先させる。
・上司が本来の業務に専念できるように、上司の私用や身の回りの世話を行うのも仕事の内である。
・自分の上司以外の人から依頼された仕事は、上司の了解を得てから行う。
★上司をわずらわせない
・秘書の職務範囲内の仕事については、上司の要望に沿うよう自分で工夫し、的確な処理方法をとる。細かいことでその都度上司をわずらわせない。
★秘書の職務範囲を認識し、範囲を超える決定をしてはならない
〈秘書の職務範囲内〉
・日常業務の工夫・改善。
・指示の優先順位を決定する（判断できないときは上司に確認）。
・会社の業務や、その背景となる社会・経済情勢について学ぶ。
・上司に意見を求められたら、自分の立場をわきまえたうえで述べる。
〈秘書の職務範囲外〉
・スケジュールや面会の決定など、意思決定に関すること。特に、人・物・金・情報に関わる決定はできない。
・上司の間違いを指摘する（あきらかに上司にとってマイナスとなることなら、「これでよろしいでしょうか」などと確認する形をとる）。

・・・上司を理解する
上司について秘書が知っておきたい基本情報
仕事ー社内の地位、職歴、国内外勤務歴、職務内容、所属団体、専門分野、人脈、社会活動など。
生活環境ー住環境（現住所や利用駅など）、本籍地、家族構成など。
人物特性ー学歴、研究分野、関心事、購読している新聞・雑誌、趣味、嗜好、スポーツ、性格、健康状態など。
その他ーパスポート番号、運転手、かかりつけ医師の連絡先など。

上級秘書が押さえておきたい事柄
仕事ー現在の仕事内容と方向性、仕事の優先順位の基準、指示の出し方、部下や秘書への仕事の任せ方。
時間ー意識（時間に余裕を持たせた予定・行動を好むなど）、集中力の高い時間帯、スケジュール変更時の方針、効率・効果性、プライベートの重要度。
交友関係ー懇意な友人、アポイントなしの来客への対応のしかた、人との関わりがきめ細やかか、人との交流を好んでするか。

★上司の健康管理
・かかりつけの病院、主治医の連絡先を控えておく。
・健康保険証の番号を控えておく。
・薬の服用時刻に気をつける。
・応急手当ての知識を持つ。
・成人病など気をつけなければならない病気の知識を持つ。
・救急薬品を常備しておく。
・体調の悪いときは、上司の奥様と連絡を密にとることもある。

・・・望まれる先見性と主体性

秘書検定

第一章　秘書の資質
Section２　秘書の基本心得

１.秘密を守る
・・・秘書と企業秘密
組織の機密を守ることは、秘書に限らず、会社や団体で働く人すべてに求められる一般的な職業倫理です。
個人情報の取り扱いを規定した個人情報保護法が成立し、法令順守（コンプライアンス）のために企業はさまざまなプライバシー保護に関する具体策を講じています。
それがいかに徹底しているかが企業の価値基準になっているのです。

機密保持のポイント
基本心得
・機密の内容と範囲を理解する。
・上司の仕事や来客について、詳細を他言しない。
・社名入り封筒をむやみに持ち歩かない。
社内で
・「秘」扱いの文書は取り扱いに注意する。
・文書をコピーした際の置き忘れや、ミスコピーの処理に注意する。
・席を離れるときは、書類を引き出しにしまう。
・会議などで知った情報を口外しない。
私生活で
・会社で起こったことを話すときは話題に気をつける。
・社外で同僚や親しい社員に会ったときの話題に注意する。

・・・人間関係に配慮する
機密を守る場合にも、今後の人間関係を視野に入れた一歩進んだ気配りが求められます。

秘書検定

第一章　秘書の資質

３．秘書に求められる能力
・・・仕事に必要とされる能力
★判断力
●状況把握→今どのような状況か
●問題把握→何が問題か
●事実の分析・検討→どう解決すればよいか、自分には何ができるか
●物事の重要度→仕事や問題が重なったとき、どれを優先させるか
上記を心得て、具体的に処理できることが求められる。

★表現力
社内外の関係者へ正確に情報を伝達できなくてはならない。
また、橋渡し役として、配慮ある表現や温かみのある応対を心掛ける。

★記憶力
上司の指示、スケジュール、上司への伝言、お客様の名前・顔・特徴、書類の保管場所などを記憶しておくことは基本で、日々の業務の中で時間をかけて身につけることが重要。

★行動力
よく考えてすぐに行動を起こして結果へつなげる力、仕事を期限までに仕上げる力、仕事の緊急度、重要度によって優先順位を判断し、要領よく的確に仕事を処理していく。

★情報力（情報収集力、処理力、提供力）
上司が意思決定するために必要な情報を、必要なときにすぐ提供できる。

★洞察力
●仕事の全体像をとらえ、前後の段階とのつながりや期限を把握し、上司の意向、出来上がりイメージをつかむ。
●秘書の立場をわきまえ、職務限界を超えない。

・・・橋渡し役としての秘書

・・・欠かせない柔軟性
●上司にとって何が重要かを心にとめておく。
●上司の領域まで判断しないように気をつける。秘書には物事を決定する権限はない、ということを忘れない。
●上司が不在のときは誰に相談すればよいかをつかんでおく。
●これまでの職務経験や、前例を活かす。
●社内の他部門とのネットワークを作りあげ、お客様とつながりのある人を把握する。
●直前に予定の変更があっても、これまでの準備にこだわらず、すばやく頭を切り替える。

秘書検定

第一章　秘書の資質
２．秘書に求められる人間性とセンス

秘書に望まれる人柄
●謙虚・・・「相手を立てる」ことを第一に考える。でしゃばらない。
●明朗・・・初対面の人とも明るく話せる。個人的な心配事を表に出さない。
●協調性・・・人間関係を円滑にするよう努力する。先輩、同僚、後輩と協力関係を築くことができる。
●誠実・・・約束を守る。ミスをしたら非を認めて謝ることができる。
●寛大・・・人によって価値観が異なることを理解し、自分の考えを押しつけない。人のミスをカバーできる。
●責任感・・・機密を漏らさない。期限を守り、ルーティンワークにも責任を持って取り組む。
●情緒の安定・・・職場で感情的にならない。忠告を素直に受け入れられる。いつも穏やかに人と接することができる。
●機転・・・状況により適切な判断ができる。応用力がある。

身だしなみの基本
・職場にふさわしく調和がとれている。
（業種、職種、職場環境、他社員の身だしなみにあわせる）
・清潔で、人に不快な印象を与えない。
・動きやすく仕事がしやすい。
（ニットやセーターなど体の線がはっきり出るものは着ない）

目指せ！秘書検定合格

今年、最初の目標として11月に予定される秘書検定2級、及び準1級の合格を目指します！
今日からは、教本で勉強したことをノート代わりに此処へ入力していきたいと思いますので、よろしくお願いします。

第一章　秘書の資質
１．社会人としての常識
・・・自己管理のポイント
★時間厳守
・約束の時間は確実に守ること。守れそうにないときは、誠意ある行動をとること。
・時間に対してコスト意識、所要時間意識を持って取り組む。仕事の仕上がり時間や人との約束をまじめにとらえる。
・公私をきちんと区別し、仕事の時間は集中力を高めて効率よく進める。
・ビジネスでは、納期の守れない仕事の価値は「ゼロ」であることを心得る。
★健康管理
・休み明けに気持ち良く出勤できるように、休日の間に気力、体力の回復を図り、元気を養う。
・リズムのある生活、栄養バランスを考えた食事、適度な運動など、心身によい習慣を身につけるよう心掛ける。
・疲れやストレスをためない工夫をする。
★金銭管理
・公私のけじめをつけ、小額でも確実な処理をする。
★感情管理
・秘書は人間関係においてバランスのとれた、ニュートラル（公平）な状態を常に求められている。好き嫌いや苦手意識のあるなしで人との接し方を変えない。
・周囲に気を配り、周りの人が気持ちよく仕事ができるような環境作りを心掛ける。
・心身ともに安定した状態が仕事の基礎となることを心得る。

・・・良識を高める

・・・自己啓発に努める
・専門知識、政治・経済


これから検定の勉強をしていくことで、今までの自分を見直し、自分を磨き、日々の実務のステップアップにつなげるようにしていきたいと考えています。