第二章 職務知識
Section１ 組織のなかの秘書
１．上司と秘書の仕事の違い
・・・上司と秘書の機能、役割、仕事の違い
ライン（上司）
経営管理（経営上の意思決定）
・人、物、金、情報、空間といった経営資源を効率よく活用し、利益追求のための意思決定をする。
企業の要求に応えること
・経営計画の策定、組織の指揮命令、組織のコントロール
・経営管理業務（財務分析、情勢判断、決済業務）、担当部門の業務（会議への出席、来客との面談、部下への指示など）
スタッフ（秘書）
上司の補佐
・上司の仕事から雑務を取り除き、上司が本来の仕事（経営管理）に専念できる環境をつくる。
上司の期待に応えること
・上司の業務補佐、身の回りの世話、接遇、上司を取り巻く人との橋渡し役
・日程管理、情報管理（情報収集・データ入力）、文書事務、経営事務、来客・電話・メールの対応、会議関連事務、上司の健康管理（食事準備）、出張管理、オフィスの環境整備など
・・・秘書の分類
●個人つきの秘書ー特定の上司
特定の上司１人に専属でついて、１対１で補佐する。命令系統が１本で、秘書の仕事の範囲がわかりやすい。欧米の企業に多いタイプ。
●秘書課（室）所属の秘書ートップマネジメント（社長、専務、常務など経営に携わる役員、監査役、顧問など）
秘書課（室）に所属し、チーム全体で役員などの補佐をする。直属上司は秘書課長（室長）。部署のなかで互いに助け合えるなどの長所がある。秘書課（室）所属でも、実際にはそれぞれの役職者を２人体制で補佐することが多い。
●兼務秘書ートップマネジメント、ミドルマネジメント（部長など中間管理職）
上司が統括する部門に所属し、上司を補佐するとともに、その部門の仕事も兼務する。営業部の業務を担当しながら営業部長を補佐する場合など。
●チームつき秘書ープロジェクトチーム
特定のプロジェクトチームや研究部門のチームに所属し、チーム内の秘書的業務を行う。
間接補佐型・・・上司が本来の業務に専念できるように、上司の仕事から派生する雑務を引き受ける。秘書の日常業務や、指示のあった仕事のみを行い、上司の職域に踏み込まないアシスタント的な秘書。日本の企業に多い。
直接補佐方・・・上司本来の業務についてもブレーンとなって補佐できるパートナー的な秘書。秘書課長（室長）のような立場の人がこれにあたる。ときには上司の代理を務めたり、上司の仕事を代行することもある。
・・・上司に望まれる「主体的な補佐」
★上司を知る・・・上司を理解し、重責にある上司の状況や気持ちを察知する。秘書に対する上司の要望は業種や部門によっても異なるが、担当上司が代わっても上司の期待に応えられること。
★状況認知力を持つ・・・上司を理解したうえで、上司の感覚を持ちながら最善策を考えられるようにする。
★問題解決力を持つ・・・取り組む課題を明確化・具体化して、周囲の人たちと調整を図って問題を解決する。
★仕事の流れを知る・・・会社内部の仕事の運び方、組織の構造や他部門との関連も考慮して動く。
★自己啓発・・・語学力、対人折衝力、経営や会社の事業内容に関する専門知識、コンピューター知識などの不得意な分野を克服し、必要な能力を率先して身につける。
★全体を考えた行動をとる・・・不用意な発言や、上司中心の言動を慎む。お客様の満足が、結果として上司の仕事の成果につながるよう努力する。
