第二章 職務知識
Section２ 秘書の日常業務
３、上司が不在の場合
・・・上司が出張したとき
●事前に、出張中の上司に連絡がとれる時間・場所を決めておく。
●手紙などを出張先に回送するときは、番号をつけて受け取った順序がわかるようにしておく。
●名刺の整理、書類のファイリングなど、普段やり残している仕事をする。
●上司が出張から帰った後の仕事の準備をしておく。
★判断できないことへの対処方法
・仕事上のこと
代理者がいる場合→代理者に相談する
代理者が立てられてない→事前に決めておいた時間・場所に上司へ連絡
・私的なこと
自宅へ連絡して相談する
・・・上司の業務の代行
①経営に関する業務・決済業務
②稟議書（決裁書類）への押印
③スケジュールの変更、面会の予約、会議・会合への出席の決定
④親展・書留郵便物の開封
→その他の郵便物は、上司が戻ったらすぐに処理できるように、重要度別に分類しておく。書留、速達は上司に連絡をとるときに伝える。
★上司不在中の訃報への対応
・秘書課長（室長）や総務課長に連絡し、会社としての対応を確認する。
・指示があったらすぐに動けるように、告別式の日時、場所、弔電の宛先（喪主）を調べておく。
・スケジュールの調整が可能かどうか調べておく。
・同様のケースの記録や情報を確認しておく。
