第二章 職務知識
Section２ 秘書の日常業務
１．定型業務
・・・定型的な業務の種類
・上司の身の回りの世話ー車・運転手の手配、お茶・食事のサービス、健康管理、家族との連携、私的な交際の世話、税金申告の資料作成など私的な出納業務
・日程管理ー日程表の作成、上司や関係先への連絡・確認、面会予約の取り次ぎ、応接室などの予約、日程の変更にともなう調整と確認
・出張業務ー宿泊先の予約、切符の手配、関係先への連絡、旅程表の作成、出発準備、資料作成、土産物手配、出張中・出張後の処理
・接遇（来客・電話）ー受付、取り次ぎ、案内、茶菓サービス、見送り、上司の不在・執務中の応対
・交際の業務ー冠婚葬祭に関する準備・記録、慶弔・季節の贈答品の準備・手配、記念行事の準備・手配など
・文書事務ー文書の作成、受発信、整理・保管、「秘」扱い文書の管理
・会議・会合ー案内状の作成・発送、出欠確認と連絡、会場の選定・予約・設営、会議資料の作成、受付、議事録の作成
・情報収集・管理ー社内外の情報収集と報告、顧客情報の管理（名刺整理、面談データの入力・整理・活用）、スクラップ、資料の整理・ファイリング
・経理事務ー出張費・交際費の清算、小口現金の扱い、伝票類の起票、諸会費の納入、手形・小切手の取り扱い
・環境整備ー上司の執務室・応接室の整理整頓や清掃、備品・消耗品の点検と補充、事務機器の管理、照明・防音・空調の調整、災害対策
★日常業務改善のポイント
●マニュアルやチェックリスト、フォーマットを作って仕事の順序や方法を定型化し、短時間で処理できるようにする。
●ファイルや名刺の整理方法を工夫し、顧客データを探す時間を短くする。
●仕事の段取りを考え、同じような作業はまとめてスムーズに行うようにする。
●来訪したお客様の情報など、必要なことは小さなことでも記録に残し、次の機会の参考にする。
●パソコンの業務処理ソフトを活用し、正確・迅速・丁寧な仕事の出来上がりをいつも考える。
・・・優先順位をつける
●一日のはじまり・・・朝、上司のスケジュール確認とともに、秘書自身のその日の仕事の流れをつかんでおく。
●期限を確かめる・・・仕事は急を要するものから取りかかる。同じ期限の仕事が複数ある場合は、短時間で済む仕事から処理していく。
●作業は効率よく・・・手紙の清書やコピーなどの作業的な仕事は所要時間意識を持って取り組み、効率化を図る。
●同じ仕事は手順を工夫・・・出張や慶弔事務など、同じ仕事がたびたび発生する場合はチェックシートを用意し、上司からの指示の漏れがないように仕事を進める。
★常識による重要度の判断
業界団体が主催する会議＜社内の臨時経営会議
社内の打ち合わせ＜上司がお世話になっている方の来社
結婚式＜友人の告別式（告別式は最優先）
仕事＜上司の健康や家族に関すること（仕事関係は代理が立てられる）
・・・仕事の流れの先を読む
●上司の要望を察する（洞察力）・・・秘書が察知した仕事は、上司の意向に沿っていなくてはならない。上司が必要としていなければ先走りになる。
●仕事の処理面と経過が見える（問題解決力）・・・仕事全体の流れと現在の状況、具体的にどう処理していけばよいかが理解できなければならない。
●仕事に必要な時間の読みができる（時間意識）・・・仕事の所要時間が読めるようになると、どのタイミングで行動すればよいかがわかるようになる。
