秘書検定

第二章　職務知識
Section２．秘書の日常業務
２．非定型業務

・・・突発事態への対処
交通事故
●対処方法
・上司の代理者（秘書課長など）、上司の自宅に連絡。
・軽い事故・・・代わりの交通手段の手配。状況により、その場の処置を運転手に任せる。
・大きな事故・・・上司が怪我をしていたら急病の場合と同様の対処をする。その後、会社の担当者に連絡する。
・取引先などが関係するときはスケジュール変更など必要な連絡をする。
●日ごろの危機管理
・運転手など、上司の周りの人とよい人間関係を築いておく。
・緊急連絡先は、どこにいても手元に控えておく。

急病
●対処方法
・上司の代理者（秘書課長など）、上司の自宅に連絡。
・症状がひどい場合は救急車を呼ぶ。救急車が到着する前に、可能な限りの応急手当てをする。（救急車を呼ぶような事態のときは、ほかの人に協力を求めること）。
・スケジュールの調整。
・関係者と相談し、その後の対応のしかたを考える。
●日ごろの危機管理
・上司の持病や生活習慣病について、必要な知識を得ておく。
・上司の健康保険証番号を控えておく。
・上司の主治医と連絡がとれるようにしておく。
・一般的な応急手当ての知識を身につけておく。

災害
●対処方法
・地震、火災時は人命の尊重を第一に考える。
・来客を優先して安全な場所に誘導する。
・社内、消防署などにすみやかに連絡する。
・上司の指示に従い重要なものを外に持ち出す。
●日ごろの危機管理
・緊急時に連絡がとれるように、課長以上のクラスの人の連絡先を網羅した連絡名簿を用意しておく。
・上司の印鑑、重要書類などの保管場所を確認しておく。

不法侵入者
●対処方法
・不審者、脅迫などが不意に押しかけてきた場合、警備室に連絡するなど適切な対処をする。
・関係者と相談し、対応のしかたを考える。
●日ごろの危機管理
・防犯システムや警備室への連絡方法、防犯マニュアルなどを日ごろから確認しておく。

・・・その他の非定型業務
・秘書の仕事の記録を残す
・業務マニュアルを作成する。または前任者から引き継いだマニュアルに追加事項を記入する
・パソコンの勉強・・・仕事の効率的にするソフトの使い方や情報検索のしかたなど、知識・技能の幅を広げる。
・セキュリティについての知識を持つ・・・日ごろから会社の防犯システムや警備室・警備会社への連絡方法、防犯マニュアルを確認し、不法侵入など突発事態が生じたときに、適切な対処がすみやかにできるようにしておく。
・企業倫理やコンプライアンスについて知識を持つ・・・情報漏洩などの不祥事や不正行為の行われない、社会規範を守る企業経営について十分に理解しておく。
・新入社員のマナー研修（人事部門の依頼による）
・マスコミの取材・・・自分が会社側の人間であることをよく自覚して対応する。意見を求められ、判断に困ったら「私にはわかりかねます」と回答を避けたほうが賢明。

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第二章　職務知識
Section２　秘書の日常業務
１．定型業務

・・・定型的な業務の種類
・上司の身の回りの世話ー車・運転手の手配、お茶・食事のサービス、健康管理、家族との連携、私的な交際の世話、税金申告の資料作成など私的な出納業務
・日程管理ー日程表の作成、上司や関係先への連絡・確認、面会予約の取り次ぎ、応接室などの予約、日程の変更にともなう調整と確認
・出張業務ー宿泊先の予約、切符の手配、関係先への連絡、旅程表の作成、出発準備、資料作成、土産物手配、出張中・出張後の処理
・接遇（来客・電話）ー受付、取り次ぎ、案内、茶菓サービス、見送り、上司の不在・執務中の応対
・交際の業務ー冠婚葬祭に関する準備・記録、慶弔・季節の贈答品の準備・手配、記念行事の準備・手配など
・文書事務ー文書の作成、受発信、整理・保管、「秘」扱い文書の管理
・会議・会合ー案内状の作成・発送、出欠確認と連絡、会場の選定・予約・設営、会議資料の作成、受付、議事録の作成
・情報収集・管理ー社内外の情報収集と報告、顧客情報の管理（名刺整理、面談データの入力・整理・活用）、スクラップ、資料の整理・ファイリング
・経理事務ー出張費・交際費の清算、小口現金の扱い、伝票類の起票、諸会費の納入、手形・小切手の取り扱い
・環境整備ー上司の執務室・応接室の整理整頓や清掃、備品・消耗品の点検と補充、事務機器の管理、照明・防音・空調の調整、災害対策

★日常業務改善のポイント
●マニュアルやチェックリスト、フォーマットを作って仕事の順序や方法を定型化し、短時間で処理できるようにする。
●ファイルや名刺の整理方法を工夫し、顧客データを探す時間を短くする。
●仕事の段取りを考え、同じような作業はまとめてスムーズに行うようにする。
●来訪したお客様の情報など、必要なことは小さなことでも記録に残し、次の機会の参考にする。
●パソコンの業務処理ソフトを活用し、正確・迅速・丁寧な仕事の出来上がりをいつも考える。

・・・優先順位をつける
●一日のはじまり・・・朝、上司のスケジュール確認とともに、秘書自身のその日の仕事の流れをつかんでおく。
●期限を確かめる・・・仕事は急を要するものから取りかかる。同じ期限の仕事が複数ある場合は、短時間で済む仕事から処理していく。
●作業は効率よく・・・手紙の清書やコピーなどの作業的な仕事は所要時間意識を持って取り組み、効率化を図る。
●同じ仕事は手順を工夫・・・出張や慶弔事務など、同じ仕事がたびたび発生する場合はチェックシートを用意し、上司からの指示の漏れがないように仕事を進める。

★常識による重要度の判断
業界団体が主催する会議＜社内の臨時経営会議
社内の打ち合わせ＜上司がお世話になっている方の来社
結婚式＜友人の告別式（告別式は最優先）
仕事＜上司の健康や家族に関すること（仕事関係は代理が立てられる）

・・・仕事の流れの先を読む
●上司の要望を察する（洞察力）・・・秘書が察知した仕事は、上司の意向に沿っていなくてはならない。上司が必要としていなければ先走りになる。
●仕事の処理面と経過が見える（問題解決力）・・・仕事全体の流れと現在の状況、具体的にどう処理していけばよいかが理解できなければならない。
●仕事に必要な時間の読みができる（時間意識）・・・仕事の所要時間が読めるようになると、どのタイミングで行動すればよいかがわかるようになる。

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第二章　職務知識
Section１　組織のなかの秘書
３．上司へのアドバイス

・・・上司へのアドバイスが必要になるとき
①上司が自分のミスに気づかず、仕事に悪い影響が出そうな場合
②上司から助言を求められた場合（お客様への贈り物など）ー情報提供

・・・上司が忙しいときの対応
秘書の職務範囲内で解決方法を提案してみる

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第二章　職務知識
Section１組織のなかの秘書
２．上司を取り巻く人間関係

・・・社内の人との関わり方
●上司の伝言を社員に伝えるときは、秘書の立場をわきまえ、言葉遣いや態度に注意する。
・上司の部下（部課長）であっても、目上の人への伝言は秘書自身が出向いて伝えることがある。
・「常務が今日中に確認してほしいとおっしゃっていますが、お願いできますでしょうか」というように、言葉遣いに配慮して伝える。
●上司の地位が高くとも、秘書は一般社員であり、上司のような権限を持っているわけではないことに留意する。
●重要事項や機密が耳に入ることがあるが、関係者以外には漏らさない。

・・・社外の人との関わり方
●誠意を持って、礼儀正しく、公平に対応する。公平な応対とは、お客様の年齢や外見で応対の仕方を変えないこと。来客が重なったときは来社した順番を心得ておく。
●機密事項や、秘書伝えるべきでないことは、尋ねられても答えない。知る立場にないことをきちんと伝える。

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第二章　職務知識
Section１　組織のなかの秘書
１．上司と秘書の仕事の違い
・・・上司と秘書の機能、役割、仕事の違い

ライン（上司）
経営管理（経営上の意思決定）
・人、物、金、情報、空間といった経営資源を効率よく活用し、利益追求のための意思決定をする。
企業の要求に応えること
・経営計画の策定、組織の指揮命令、組織のコントロール
・経営管理業務（財務分析、情勢判断、決済業務）、担当部門の業務（会議への出席、来客との面談、部下への指示など）
スタッフ（秘書）
上司の補佐
・上司の仕事から雑務を取り除き、上司が本来の仕事（経営管理）に専念できる環境をつくる。
上司の期待に応えること
・上司の業務補佐、身の回りの世話、接遇、上司を取り巻く人との橋渡し役
・日程管理、情報管理（情報収集・データ入力）、文書事務、経営事務、来客・電話・メールの対応、会議関連事務、上司の健康管理（食事準備）、出張管理、オフィスの環境整備など

・・・秘書の分類
●個人つきの秘書ー特定の上司
特定の上司１人に専属でついて、１対１で補佐する。命令系統が１本で、秘書の仕事の範囲がわかりやすい。欧米の企業に多いタイプ。
●秘書課（室）所属の秘書ートップマネジメント（社長、専務、常務など経営に携わる役員、監査役、顧問など）
秘書課（室）に所属し、チーム全体で役員などの補佐をする。直属上司は秘書課長（室長）。部署のなかで互いに助け合えるなどの長所がある。秘書課（室）所属でも、実際にはそれぞれの役職者を２人体制で補佐することが多い。
●兼務秘書ートップマネジメント、ミドルマネジメント（部長など中間管理職）
上司が統括する部門に所属し、上司を補佐するとともに、その部門の仕事も兼務する。営業部の業務を担当しながら営業部長を補佐する場合など。
●チームつき秘書ープロジェクトチーム
特定のプロジェクトチームや研究部門のチームに所属し、チーム内の秘書的業務を行う。

間接補佐型・・・上司が本来の業務に専念できるように、上司の仕事から派生する雑務を引き受ける。秘書の日常業務や、指示のあった仕事のみを行い、上司の職域に踏み込まないアシスタント的な秘書。日本の企業に多い。
直接補佐方・・・上司本来の業務についてもブレーンとなって補佐できるパートナー的な秘書。秘書課長（室長）のような立場の人がこれにあたる。ときには上司の代理を務めたり、上司の仕事を代行することもある。

・・・上司に望まれる「主体的な補佐」
★上司を知る・・・上司を理解し、重責にある上司の状況や気持ちを察知する。秘書に対する上司の要望は業種や部門によっても異なるが、担当上司が代わっても上司の期待に応えられること。
★状況認知力を持つ・・・上司を理解したうえで、上司の感覚を持ちながら最善策を考えられるようにする。
★問題解決力を持つ・・・取り組む課題を明確化・具体化して、周囲の人たちと調整を図って問題を解決する。
★仕事の流れを知る・・・会社内部の仕事の運び方、組織の構造や他部門との関連も考慮して動く。
★自己啓発・・・語学力、対人折衝力、経営や会社の事業内容に関する専門知識、コンピューター知識などの不得意な分野を克服し、必要な能力を率先して身につける。
★全体を考えた行動をとる・・・不用意な発言や、上司中心の言動を慎む。お客様の満足が、結果として上司の仕事の成果につながるよう努力する。

秘書検定

第一章　秘書の資質
Section２　秘書の基本心得

２．補佐役としての秘書
・・・秘書は上司の補佐役
よりよい補佐役になるためのポイント
★上司の指示、意向を優先する
・勤務時間外の仕事であっても、必要があれば上司の指示を優先させる。
・上司が本来の業務に専念できるように、上司の私用や身の回りの世話を行うのも仕事の内である。
・自分の上司以外の人から依頼された仕事は、上司の了解を得てから行う。
★上司をわずらわせない
・秘書の職務範囲内の仕事については、上司の要望に沿うよう自分で工夫し、的確な処理方法をとる。細かいことでその都度上司をわずらわせない。
★秘書の職務範囲を認識し、範囲を超える決定をしてはならない
〈秘書の職務範囲内〉
・日常業務の工夫・改善。
・指示の優先順位を決定する（判断できないときは上司に確認）。
・会社の業務や、その背景となる社会・経済情勢について学ぶ。
・上司に意見を求められたら、自分の立場をわきまえたうえで述べる。
〈秘書の職務範囲外〉
・スケジュールや面会の決定など、意思決定に関すること。特に、人・物・金・情報に関わる決定はできない。
・上司の間違いを指摘する（あきらかに上司にとってマイナスとなることなら、「これでよろしいでしょうか」などと確認する形をとる）。

・・・上司を理解する
上司について秘書が知っておきたい基本情報
仕事ー社内の地位、職歴、国内外勤務歴、職務内容、所属団体、専門分野、人脈、社会活動など。
生活環境ー住環境（現住所や利用駅など）、本籍地、家族構成など。
人物特性ー学歴、研究分野、関心事、購読している新聞・雑誌、趣味、嗜好、スポーツ、性格、健康状態など。
その他ーパスポート番号、運転手、かかりつけ医師の連絡先など。

上級秘書が押さえておきたい事柄
仕事ー現在の仕事内容と方向性、仕事の優先順位の基準、指示の出し方、部下や秘書への仕事の任せ方。
時間ー意識（時間に余裕を持たせた予定・行動を好むなど）、集中力の高い時間帯、スケジュール変更時の方針、効率・効果性、プライベートの重要度。
交友関係ー懇意な友人、アポイントなしの来客への対応のしかた、人との関わりがきめ細やかか、人との交流を好んでするか。

★上司の健康管理
・かかりつけの病院、主治医の連絡先を控えておく。
・健康保険証の番号を控えておく。
・薬の服用時刻に気をつける。
・応急手当ての知識を持つ。
・成人病など気をつけなければならない病気の知識を持つ。
・救急薬品を常備しておく。
・体調の悪いときは、上司の奥様と連絡を密にとることもある。

・・・望まれる先見性と主体性

秘書検定

第一章　秘書の資質
Section２　秘書の基本心得

１.秘密を守る
・・・秘書と企業秘密
組織の機密を守ることは、秘書に限らず、会社や団体で働く人すべてに求められる一般的な職業倫理です。
個人情報の取り扱いを規定した個人情報保護法が成立し、法令順守（コンプライアンス）のために企業はさまざまなプライバシー保護に関する具体策を講じています。
それがいかに徹底しているかが企業の価値基準になっているのです。

機密保持のポイント
基本心得
・機密の内容と範囲を理解する。
・上司の仕事や来客について、詳細を他言しない。
・社名入り封筒をむやみに持ち歩かない。
社内で
・「秘」扱いの文書は取り扱いに注意する。
・文書をコピーした際の置き忘れや、ミスコピーの処理に注意する。
・席を離れるときは、書類を引き出しにしまう。
・会議などで知った情報を口外しない。
私生活で
・会社で起こったことを話すときは話題に気をつける。
・社外で同僚や親しい社員に会ったときの話題に注意する。

・・・人間関係に配慮する
機密を守る場合にも、今後の人間関係を視野に入れた一歩進んだ気配りが求められます。

秘書検定

第一章　秘書の資質

３．秘書に求められる能力
・・・仕事に必要とされる能力
★判断力
●状況把握→今どのような状況か
●問題把握→何が問題か
●事実の分析・検討→どう解決すればよいか、自分には何ができるか
●物事の重要度→仕事や問題が重なったとき、どれを優先させるか
上記を心得て、具体的に処理できることが求められる。

★表現力
社内外の関係者へ正確に情報を伝達できなくてはならない。
また、橋渡し役として、配慮ある表現や温かみのある応対を心掛ける。

★記憶力
上司の指示、スケジュール、上司への伝言、お客様の名前・顔・特徴、書類の保管場所などを記憶しておくことは基本で、日々の業務の中で時間をかけて身につけることが重要。

★行動力
よく考えてすぐに行動を起こして結果へつなげる力、仕事を期限までに仕上げる力、仕事の緊急度、重要度によって優先順位を判断し、要領よく的確に仕事を処理していく。

★情報力（情報収集力、処理力、提供力）
上司が意思決定するために必要な情報を、必要なときにすぐ提供できる。

★洞察力
●仕事の全体像をとらえ、前後の段階とのつながりや期限を把握し、上司の意向、出来上がりイメージをつかむ。
●秘書の立場をわきまえ、職務限界を超えない。

・・・橋渡し役としての秘書

・・・欠かせない柔軟性
●上司にとって何が重要かを心にとめておく。
●上司の領域まで判断しないように気をつける。秘書には物事を決定する権限はない、ということを忘れない。
●上司が不在のときは誰に相談すればよいかをつかんでおく。
●これまでの職務経験や、前例を活かす。
●社内の他部門とのネットワークを作りあげ、お客様とつながりのある人を把握する。
●直前に予定の変更があっても、これまでの準備にこだわらず、すばやく頭を切り替える。

秘書検定

第一章　秘書の資質
２．秘書に求められる人間性とセンス

秘書に望まれる人柄
●謙虚・・・「相手を立てる」ことを第一に考える。でしゃばらない。
●明朗・・・初対面の人とも明るく話せる。個人的な心配事を表に出さない。
●協調性・・・人間関係を円滑にするよう努力する。先輩、同僚、後輩と協力関係を築くことができる。
●誠実・・・約束を守る。ミスをしたら非を認めて謝ることができる。
●寛大・・・人によって価値観が異なることを理解し、自分の考えを押しつけない。人のミスをカバーできる。
●責任感・・・機密を漏らさない。期限を守り、ルーティンワークにも責任を持って取り組む。
●情緒の安定・・・職場で感情的にならない。忠告を素直に受け入れられる。いつも穏やかに人と接することができる。
●機転・・・状況により適切な判断ができる。応用力がある。

身だしなみの基本
・職場にふさわしく調和がとれている。
（業種、職種、職場環境、他社員の身だしなみにあわせる）
・清潔で、人に不快な印象を与えない。
・動きやすく仕事がしやすい。
（ニットやセーターなど体の線がはっきり出るものは着ない）

目指せ！秘書検定合格

今年、最初の目標として11月に予定される秘書検定2級、及び準1級の合格を目指します！
今日からは、教本で勉強したことをノート代わりに此処へ入力していきたいと思いますので、よろしくお願いします。

第一章　秘書の資質
１．社会人としての常識
・・・自己管理のポイント
★時間厳守
・約束の時間は確実に守ること。守れそうにないときは、誠意ある行動をとること。
・時間に対してコスト意識、所要時間意識を持って取り組む。仕事の仕上がり時間や人との約束をまじめにとらえる。
・公私をきちんと区別し、仕事の時間は集中力を高めて効率よく進める。
・ビジネスでは、納期の守れない仕事の価値は「ゼロ」であることを心得る。
★健康管理
・休み明けに気持ち良く出勤できるように、休日の間に気力、体力の回復を図り、元気を養う。
・リズムのある生活、栄養バランスを考えた食事、適度な運動など、心身によい習慣を身につけるよう心掛ける。
・疲れやストレスをためない工夫をする。
★金銭管理
・公私のけじめをつけ、小額でも確実な処理をする。
★感情管理
・秘書は人間関係においてバランスのとれた、ニュートラル（公平）な状態を常に求められている。好き嫌いや苦手意識のあるなしで人との接し方を変えない。
・周囲に気を配り、周りの人が気持ちよく仕事ができるような環境作りを心掛ける。
・心身ともに安定した状態が仕事の基礎となることを心得る。

・・・良識を高める

・・・自己啓発に努める
・専門知識、政治・経済


これから検定の勉強をしていくことで、今までの自分を見直し、自分を磨き、日々の実務のステップアップにつなげるようにしていきたいと考えています。