秘書検定

第三章　一般知識
Section　３　経営法務
２．印鑑と会社に関わる法律

・・・印鑑についての知識
押印の種類
・実印・・・個人が市区町村に登録した印（１人に１つ）。
・認印・・・印鑑登録していない印。一般に略式印として使われる。
・代表社印・・・法務局に届け出て登録した会社代表者の印鑑。形は丸印でも角印でもよい。個人の実印にあたるもので、法人実印とも呼ばれる。
・銀行印・・・取引銀行に届け出てある印鑑。手形・小切手への押印や、預金の引き出しに用いる。
・公印・・・官公署や会社の公的な印。
・封印・・・封をしたところに押す印。
・割印・・・契約書などが数ページある場合、同一文書であることを示すため、２枚の書面にまたがって押す印。また契約書などが２通以上ある場合、関連する文書であることを証明するため、２通にまたがっておすこともある。
・契印・・・数枚からなる同一書類の継ぎ目にまたがって押して、書類が連接していることを証明する印。
・捨印・・・文書の欄外に、訂正印の代用としてあらかじめ押すもの。
・訂正印・・・文書を訂正したとき、訂正した行の欄外に「〇字加筆、〇字削除」などと記入して押す印。間違えた文字を消して書き加えることもある。数字の場合は２本線で消す。

・・・収入印紙について

・・・企業法務に関わる専門家
●弁護士・・・訴訟事件、権利義務関係についての紛争、行政庁に対する不服申し立てなど法律全般に関する助言、代理、仲裁を行う。
●司法書士・・・裁判所や法務局に提出する書類の作成や事務手続きを行う。
●行政書士・・・役所に提出する許認可等の申請書類の作成、提出手続きの代理を行う。
●公認会計士・・・企業の財務書類の監査や証明を行う。
●税理士・・・税務書類の作成や税務申告などの代理、税務相談を行う。
●弁理士・・・特許権、実用新案権、意匠権、商標権の出願手続きを、申請する当人の代理で行う。
●社会保険労務士・・・社会保険や労働保険に関する事務手続き、人事・労務管理に関する助言を行う。
●公証人・・・公正書類の作成や会社の定款の認証などを行い、民事に関する事実を公に証明する権限を持つ。法務大臣が任命する公務員。

企業に関わる法律用語
・債権・・・金銭などを貸した人が返済を請求できる権利。借りた人から見れば債務。
・債権者・・・貸したお金や財産を返してもらう権利を持つ人。返す義務のある人は債務者という。
・担保・・・貸付金が返済されない事態に備えて、借り手から預かっておく物件。
・抵当・・・抵当権を設定した担保のこと。抵当権とは、貸付金の借り手に土地・建物などの担保を使用させ、返済不能なときには競売代金の中から優先的に返済してもらう権利。
・登記・・・民法上の権利を確実にし、事実を公にする為、登記簿（法務局の公簿）に記載すること。
・知的所有権・・・知的創造活動の成果を保護する権利。特許権、著作権など。

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第三章　一般知識
Section　３　経営法務
１．税務に関する知識

・・・税金の種類
★個人に課せられる税金と法人（会社）に課せられる税金
『個人』
所得税、都道府県民税、市町村民税（個人住民税）、固定資産税、自動車税、相続税、贈与税、個人事業税など
『法人』
法人税、法人都道府県民税・市町村民税（法人住民税）、法人事業税、都市計画税

★直接税と間接税
直接税・・・納税義務者が、給料から源泉徴収されるなどの方法で直接支払う税金
間接税・・・買い物をした消費者が消費税を支払うが、店がそれをまとめて納税するなど、納税義務者と支払人が違う税金

★国税と地方税
国税・・・国が徴収する税金
地方税・・・地方自治体（都道府県、市町村）が徴収する税金

直接税
〈国税〉所得税、法人税、相続税、贈与税
〈地方税〉個人住民税、法人住民税、個人事業税、法人事業税、固定資産税、自動車税など
間接税
〈国税〉消費税、酒税、たばこ税、揮発油税など
〈地方税〉地方消費税、都道府県・市町村たばこ税など
その他
印紙税（国税）、登録免許税（国税）

税務に関する用語
・累進課税・・・所得が高くなるほど税率も高くなる租税制度。
・源泉徴収・・・会社があらかじめ給料から税金を差し引く、金融機関が預貯金の利子から税金を差し引くなど、課税対象の支払金から支払者があらかじめ一定の税を徴収すること。
・年末調整・・・年末に１年間の給与総額に対する所得税額を算出し、源泉徴収済みの税額と比較した過不足分を、その年の最後の給与で精算すること。
・確定申告・・・個人の場合は、前年の１月～１２月の所得税と税額を税務署に申告すること。法人の場合は決算日から２か月以内に税務署に法人税の申告をすること。
・所得・・・収入から、その収入を得るのに要した経費、または税法で定められた一定の控除額（給与所得控除など）を差し引いた額。
・所得控除・・・所得額から基礎控除、配偶者控除、扶養控除、医療費控除など、税法で定められた金額を差し引くこと。所得税額は、この所得控除額を引いた後の金額（課税所得金額ともいう）にもとづいて計算される。
・基礎控除・・・所得税を計算する際、所得額から納税者本人の最低生活費とされる一定金額（３８万円とされている）を差し引くこと。
・可処分所得・・・収入（個人事業主の場合は、収入ー必要経費）から所得税、住民税、社会保険料を差し引いた手取り所得。
・キャピタルゲイン課税・・・株などの有価証券の売買で得られる利益にかかる税金。
・青色申告・・・法定の帳簿類を備え、記帳することを条件に、さまざまな特典を得られる確定申告の方式。個人も企業も、税務署に申請書を提出して認められれば青色申告者になることができる。青色申告者は青色の用紙で申告することからこう呼ぶ。
・白色申告・・・青色申告以外の所得税・法人税の申告のことを指す。

・・・上司の確定申告と秘書の仕事
●各種の控除明細書（生命・損害保険料、医療費など）
●臨時収入（生命保険の満期金など）の明細書
●各種の領収書、証明書類

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第三章　一般知識
Section２．企業会計
２．手形・小切手と金融に関する知識

・・・手形のしくみ
手形とは、手形に記された受取人に対し、振出人が一定の時期に一定の場所で、手形に記された金額を支払うことを保証した有価証券です。
手形には振出人と受取人の２者間取引に使われる約束手形と、３者間取引（振出人の振り出した手形の金額を、引受人が受取人に支払う）に使われる為替手形とがあります。

・・・小切手のしくみ
小切手とは、銀行に当座預金口座を持つ振出人が、銀行（支払人）に対し、小切手を持参した人に小切手に記された金額を支払うよう委託した有価証券です。

※小切手は11日以内に現金化されるので、振出人は振り出すときに当座預金に小切手金額分の資金を用意しておく必要がある。一方、手形は支払期日が指定されているので、期日までに用意しておけばよい。

手形・小切手・金融の用語
・有価証券・・・一定の財産上の権利を表示する紙片で、自由に売買できるもの。手形、小切手、株券、商品券など。
・当座預金・・・取引の代表決済に使われる預金口座。いつでも出し入れできるが、利息はつかない。払い戻しは預金者の振り出す小切手でする。
・手形割引・・・手形の支払期日以前に、銀行などが手数料を差し引いて手形を買い取ること。
・手形貸付・・・銀行などの金融機関から融資を受ける際、借り入れる側が金融機関を受取人として手形を振り出すこと。企業間の貸付・借入にも活用される場合がある。
・裏書譲渡・・・手形の所持者が、手形の裏面に所定事項を記入・押印して第三者に渡し、権利を譲渡すること。
・不渡手形・・・振出人や裏書人の預金不足で、支払期日が来ても決済できない手形のこと。半年間に２回の不渡手形を出した企業は、銀行取引停止処分を受け、事実上倒産してしまう。
・先付小切手・・・実際の振出日より先の日付にして振り出した小切手。
・線引小切手・・・小切手の所有者が、いったん自分の預金口座に入れないと現金化できない小切手。振出人と所持者、双方の安全を考えたもの。小切手の左上角に２本線が入るので横線小切手ともいう。
・資金繰り・・・借入、売掛金回収などにより事業に必要な資金をやりくりすること。

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第三章　一般知識
Section２　企業会計
１．会計・財務に関する知識

★貸借対照表（Balance Sheet）
借方（お金の使い方）
資産の部
●流動資産
・現金・預金
・受取手形
・売掛金
・商品
●固定資産
・有形固定資産（土地・建物など）
・無形固定資産（営業権など）
貸方（お金の出所）
負債の部
●流動負債（売掛金、支払手形など）
●固定負債（社債、長期借入金など）
●特別引当金
純資産の部
●株主資本
●新株予約権

★損益計算書（Profit&Loss）
経常損益の部
・営業損益の部（本業で生じた利益または損失）
１　営業収益・・・売上高
２　営業費用・・・売上原価、販売費・一般管理費
（営業利益）
・営業外損益の部（本業以外で生じた利益または損失）
３　営業外収益
４　営業外費用
（経常利益）
特別損益の部（固定資産売却益や災害損失など、日常の事業活動以外から生じた損失）
５　特別利益
６　特別損失
（税引前当期利益）

会計・財務に関する用語
・資産・・・現金・預金、商品、土地・建物などの物品や、売掛金などの債券のこと。
・負債・・・今後、他人に支払わなければならない義務を負っているお金。売掛金、借入金など。
・資本・・・会計用語では資産から負債を差し引いたものをさす。一般的には事業を起こす際に必要な資金のこと。
・引当金・・・将来、特定の目的のための支出や、損失があったときの支出のために用意しておく資金のこと（例：退職給与引当金、貸倒引当金）。
・減価償却・・・建物や機械などの固定資産は、使用と時間の経過によって価値が減少していく。その減少した分を金額として示したもの。
・粗利益・・・売上高から売上原価を差し引いた利益部分のこと。売上総利益ともいう。
・営業利益・・・粗利益から「販売費・一般管理費」を引いたもの。企業が本業で得た利益を示す。
・経常利益・・・営業利益から営業外利益を加減算したもの。有価証券の売買など、企業の本業以外の経営活動も含めた利益を示す。
・販売費・・・ライン部門の社員の給料や広告宣伝費など、売上を上げるのに要した費用のこと。
・一般管理費・・・スタッフ部門の社員の給料や貸借料、水道光熱費、通信費など、事業活動全般にわたる経費のこと。
・キャッシュフロー計算書・・・現金・預金の流れを見るための財務表。営業活動、投資活動、財務活動の３分野における現金・預金の現在額と、年度中の増減額が示される。
・経営分析・・・財務諸表などの資料をもとに、企業の経営状態や財務状態を判断すること。
・法定準備金・・・企業が資本金の欠損を補うために積み立てているお金。資本準備金と利益準備金がからなる。商法により、債権者保護のために定められている。
・連結決算・・・子会社や関連会社の財務諸表を合算し、連結財務諸表を作成すること。グループ企業全体の経営成績、財務状況があきらかになる。
・含み資産・・・資産の時価総額から帳簿上の資産価格を引いた差額。

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第三章　一般知識
Section１．企業と経営
２．経営管理に関する知識

・・・会社の組織
・トップマネジメント（最高管理職）
・ミドルマネジメント（中間管理職）
・ロアマネジメント（現場管理職）

・・・さまざまな組織形態
●職能別組織・・・生産・販売など利益に直接結びつく仕事をしているライン部門と、ライン部門の仕事が円滑に進むようサポートするスタッフ部門で構成される。企業の形態では最も基本的なもの。
●事業部制組織・・・いくつかの事業、製品、地域などによって事業部を編成し、責任者を置く。事業部内にライン・スタッフ部門が置かれることもある。
●マトリックス部門・・・プロジェクトチームにおいて、各プロジェクトのリーダーが職能部門から部下を集めて編成した組織。

★執行役員制度
CEO（chief executive officer）最高経営責任者
COO（chief operating officer）最高業務執行責任者
CFO（chief financial officer）最高財務責任者

経営管理に関する用語
・トップタウン・・・企業の経営計画や目標、方針などを経営陣が決定し、その実行を下部組織に指示する経営管理方式。反対に下からの情報や意思を汲みあげて経営に反映させる方式をボトムアップという。（例：稟議制度）
・日本型経営・・・終身雇用制、年功序列賃金、企業内組合、稟議制度、企業内福祉を特徴とする、集団主義的な経営管理のあり方。高度成長時代には有効であったが、その後崩壊し、現在見直されている。
・PDSサイクル・・・Plan（計画）→Do（実行）→See（検討）という。目標を立て実施し、その成果や反省点を次の計画に活かしていこうとする考え方。マネジメントサイクルともいう。現在ではPDCA（Plan→Do→Check/測定・評価→Act/処置・改善）サイクルと呼ぶことのほうが多い。
・３S・・・職場や労働の専門化（Specialization）、製品の規格の標準化（Standardization）、作業方法の単純化（Simplification）により、仕事を効率よく進めるためのシステム。
・QC・・・Quality Controlの略。市場に送り出す製品やサービスの品質が、予算内で一定水準に維持されるよう検査、評価、改善を行う経営管理法。
・ZD運動・・・Zero Defenct（無欠陥運動）のこと。従業員の工夫と注意で欠陥商品をなくそうとする取り組み。
・CI・・・Corporate Identityの略。企業の特質や存在価値について社内外に意思表明を行い、認知されたイメージと行動の統一を図ること。
・CS・・・Customer Satisfactionの略。自社の製品、サービス、接客態度などを顧客の立場から検討して経営戦略を立てること。
・損益分岐点・・・利益と損失の分かれ目となる売上高。
・コンプライアンス経営・・・社会から長期的な信頼を得ていくために、法令や社会規範、業界内の規程などを遵守して企業経営を行っていくこと。
・ベンチマーキング・・・業界の優良企業が示す経営指標を目標にして業務改善を進めること。

秘書検定

第三章　一般知識
Section１　企業と経営

１．企業に関する知識
・・・会社の形態
株式会社
★出資者名・株主
★出資者の責任・有限責任
★議決機関・株主総会
★業務執行・原則として取締役１名以上
合資会社
★出資者名・社員
★出資者の責任・有限責任社員１名と無限責任社員１名からなる
★議決会議・無限責任社員過半数の議決
★業務執行・無限責任社員
合名会社
★出資者名・社員
★出資者の責任・無限責任
★議決会議・無限責任社員過半数の議決
★業務執行・各社員
合同会社
★出資者名・社員
★出資者の責任・有限責任
★議決会議・社員総会
★業務執行・取締役１名以上

・有限責任とは、会社が負債を抱えて倒産した場合、自分が出資した分を放棄すれば、それ以上のお金は返さなくてもよいということ。一方、無限責任の出資者は、個人の財産を処分してでも返済しなければならない。
・取締役会を設置する会社（大企業が多い）では、取締役は３名以上とされる。代表取締役の選定も必要。また監査役か会計参与のいずれかを設置しなければならない。

企業の目的
●株主に対する責任・・・出資した株主に利益配当を行う。
●従業員に対する責任・・・従業員とその家族の生活を保障する。
●消費者に対する責任・・・良質の製品・サービスを適正価格で提供する。
●取引先などの利害関係者に対する責任・・・円滑な経営を行う。

・・・株式会社の特徴
★資本と経営の分離・・・不特定多数の人から資本を集めることにより、大規模な事業を行うことができる。出資した株主は自分で経営せず、株主総会で選んだ取締役に経営を任せる。
★株主（出資者）は、株主総会を通じて会社の運営方針の決定に参画する。
★株式会社の最高意思決定機関は株主総会である。
★株主の責任は有限である。
★株券は原則として自由に譲渡（売買）できる。

株式会社に関する用語
・会社法・・・商法、有限会社法など、さまざまな法律に分散していた会社に関する法律を一本化したもの。平成１８年５月施行。株式会社制度と有限会社制度の統合、機関（取締役会など会社の意思決定をするしくみ）の柔軟化、設立手続きの簡素化、会社や事業の統廃合がしやすくなるなど、企業の多数を占める中小企業の経営実態に沿う内容になっている。
・取締役・・・株主総会で選出された、会社の業務担当執行者。
・取締役会・・・取締役で構成され、経営の基本方針を決定するほか、取締役会できめたことを実行する代表取締役を選出する。会社法では、株式に譲渡制限を設けている会社（経営者が株主であるような中小企業が多い）では設置しなくてもよいことになっている。
・監査役・・・取締役の仕事を監督し（業務監査）、会社の経理をチェックする（会計監査）役員。取締役を置かない会社では任意。
・会計参与・・・会計書類を作成し、株主総会に報告する役員。税理士か公認会計士の有資格者であることが要件となっている。会社法施行で新たに導入された役職で、設置は任意。
・上場会社・・・証券取引所で株式が売買されている会社（大企業）。東京証券取引所第１部に上場するには、純資産１０億円以上といった厳しい上場基準をクリアしなければならない。

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第二章　職務知識
Section２　秘書の日常業務
４．秘書の職務限界

・・・秘書の職務限界を認識する
①上司からの指示があり
②その指示の範囲内で行うこと

・・・独断専行をしない
●上司と秘書の立場と役割の違いを理解する。
●日常業務以外の仕事を行うときや、自分では判断できない状況のときは、上司の指示を仰ぐ。
●上司が不在のとき判断できないことが生じたら、代理者に相談するか、上司に連絡して指示を仰ぐ。
●同僚などに仕事を頼む際には上司の許可を得る。

・・・越権行為をしない
上司の指示・了承を得ているかがポイント

秘書検定

第二章　職務知識
Section２　秘書の日常業務
３、上司が不在の場合

・・・上司が出張したとき
●事前に、出張中の上司に連絡がとれる時間・場所を決めておく。
●手紙などを出張先に回送するときは、番号をつけて受け取った順序がわかるようにしておく。
●名刺の整理、書類のファイリングなど、普段やり残している仕事をする。
●上司が出張から帰った後の仕事の準備をしておく。

★判断できないことへの対処方法
・仕事上のこと
代理者がいる場合→代理者に相談する
代理者が立てられてない→事前に決めておいた時間・場所に上司へ連絡
・私的なこと
自宅へ連絡して相談する

・・・上司の業務の代行
①経営に関する業務・決済業務
②稟議書（決裁書類）への押印
③スケジュールの変更、面会の予約、会議・会合への出席の決定
④親展・書留郵便物の開封
→その他の郵便物は、上司が戻ったらすぐに処理できるように、重要度別に分類しておく。書留、速達は上司に連絡をとるときに伝える。

★上司不在中の訃報への対応
・秘書課長（室長）や総務課長に連絡し、会社としての対応を確認する。
・指示があったらすぐに動けるように、告別式の日時、場所、弔電の宛先（喪主）を調べておく。
・スケジュールの調整が可能かどうか調べておく。
・同様のケースの記録や情報を確認しておく。